Boas Práticas

Para garantir um melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:

Utilize à vontade o ambiente de treinamento para criar, editar e enviar processos; incluir, editar e assinar documentos, e se familiarizar com tudo o que o SEI pode oferecer! Evite utilizar o SEI quando está com muitas dúvidas a respeito de suas funcionalidades. Teste primeiro o que pretende fazer nos ambientes de treinamento para ganhar confiança.

Por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de fluxos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos.

Apenas mantenha processos abertos em sua unidade caso haja um prazo estabelecido para despacho final e as unidades necessitem trabalhar simultaneamente neles.
Com a finalização da instrução do processo em sua unidade, não o deixe aberto ao tramitá-lo.
Alguns problemas em se manter aberto um processo sem necessidade:
– interferência nas estatísticas de desempenho dos processos geradas pelo SEI;
– prática de trabalho não condizente com os procedimentos usuais com processos;
– poluição da tela de Controle de Processos (gerados e recebidos) da sua unidade.
Portanto, caso o processo esteja encerrado em sua unidade, lembre-se de deixar desabilitada a opção “Manter aberto na unidade atual” no momento de enviar o processo para outra unidade.

Ao enviar um processo para outra unidade NÃO o mantenha aberto em sua unidade!
Esse recurso deverá ser utilizado APENAS em necessidade justificável de continuar a instruir o processo enquanto a outra unidade também trabalha nele.
Caso você precise acompanhar o andamento do processo, você pode utilizar o recuso de Acompanhamento Especial. Para isto, clique no ícone de Acompanhamento na tela do processo.

Conclua os processos que tenham atingido seus objetivos!
Mas como saber que o processo está encerrado? Quando todos os trâmites para resolver o problema ou a necessidade que iniciou aquela solicitação já foram tomados e a situação está resolvida! Para concluir o seu processo, clique no ícone de Concluir Processo na tela do processo.

Todo documento interno no SEI deve ser assinado!
Documentos não assinados são considerados como minutas, portanto, lembre-se sempre de assinar seus documentos antes de tramitar o processo. Além disso, a unidade que receber um processo sem assinatura digital não poderá ler os documentos juntados, atrasando a sua tramitação.

A transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.

A fim de fazer cumprir a principal diretriz da Lei de Acesso à Informação -­ LAI 12.527 que é a publicidade e a transparência das informações, orientamos que, em regra, o nível de acesso seja sempre público. Documentos com caráter informativo devem ter o nível de acesso público.

Com o propósito de elucidar quais assuntos possuem restrição de acesso, exemplificamos abaixo:

-Documentos sigilosos: São aqueles que contenham dados pessoais e funcionais sensíveis: Referentes à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico. Portanto, dados que dizem respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem, prevenção e diagnóstico médico, ação judicial, apuração de responsabilidade e representação contra servidor (técnico ou professor).

-Documentos restritos: São passíveis de serem restritos os documentos que contenham informações pessoais objetivos tais como número de documentos de identificação pessoal (Exemplos: RG, CPF, Título de eleitor, Documento de Reservista, etc.); Nome do requisitante (completo ou parcial); Nome de cônjuge ou familiares (pai, mãe, avós etc.); Estado civil; Data de nascimento; Endereço; E-mail; Número de telefone; Informações Financeiras e patrimoniais; Informações referentes à alimentandos, dependentes ou pensões; Informações médicas;

É importante ressaltar que a classificação como RESTRITO deve ser realizada documento por documento dentro do processo e embasada pelos atos normativos vigentes. Por isso, sempre que a opção “Restrito” for selecionada, o sistema apresentará o campo “Hipótese Legal”, onde são exibidas as opções de normativas disponíveis para que o usuário escolha a que melhor se adequa a cada caso.

Em atenção às boas práticas de uso do SEI, evite classificar o processo como restrito já na abertura, pois isso impacta sua pesquisa na consulta pública do SEI-ERJ, uma vez que, ao se criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.

Outrossim, o nível de acesso “sigiloso” é uma funcionalidade do sistema que pode ser utilizada visando garantir que um dado restrito não seja acessado por alguém não autorizado, mas essa é uma opção que deve ser evitada ao máximo, pois os processos e documentos sigilosos não aparecem em pesquisas ou nas estatísticas de desempenho do sistema, o que é uma restrição excessiva à transparência para os casos tratados no SEI-RJ.

A lógica de operação do sistema foi desenhada baseada nas unidades que compõem o organograma de um determinado órgão, e não em seus servidores. Desta forma, não é possível tramitar um processo para um indivíduo, apenas para sua unidade (de forma que todos que estejam cadastrados naquela unidade poderão ver e atuar no processo). A classificação de acesso “sigiloso”, portanto, quebra essa lógica, sendo a única classificação que permite escolher o(s) usuário(s) que poderão visualizar e atuar no processo.

Isso é essencial para o trabalho!
Caso a manifestação de sua unidade seja composta por outros documentos de referência, como planilhas, formulários, demonstrativos, anexos, etc, é essencial que eles sejam referenciados no texto de solicitação. Na tela do editor de documentos internos, coloque o número SEI do documento de referência e crie o link para ele.

São chamados de documentos internos aqueles que são gerados dentro do SEI. Todo documento que consistir em um novo pedido ou novo encaminhamento deve ser um documento interno. A regra é simples: se em papel você precisava assinar para enviar (e não apenas juntá-lo ao processo ou ao expediente), você deve criar um documento interno! Já os documentos externos são aqueles que fundamentam e/ou justificam os pedidos e informações solicitados por meio de documentos internos, como documentos em PDF, planilhas e imagens. E não se esqueça: ao juntar documentos externos é preciso criar referências ou hiperlinks através do “número SEI” no documento interno que indica onde está arquivado o documento original externo. Assim você poderá localizar facilmente o(s) documento(s) que juntou ao processo.

Quando do envio equivocado de processo a uma unidade, tenha este processo um retorno programado ou não, recomenda-se a devolução do processo para o remetente. Isto já “retira” o retorno programado, se for o caso, e permite que o remetente encaminhe o processo para a unidade correta. Alternativamente, pode-se solicitar ao remetente que exclua o retorno programado, tal que a própria unidade errada possa encaminhar o processo para a unidade correta. Não é aconselhado que o usuário da unidade “errada” conclua o processo para que não gere uma informação falsa na estatística do processo. A base de conhecimento é uma forte aliada para o trâmite correto do processo. Para resolver este problema, citamos algumas dicas:
– é interessante que a unidade que devolve o processo registre no andamento (“Atualizar Andamento”) a situação de devolução do processo por equívoco na Tramitação;
– não é aconselhado o uso do retorno programado para o envio a unidades que fazem somente o “encaminhamento”, sem qualquer atividade no processo.

Existem várias ferramentas para auxiliá-los a organizar os processos na unidade. Entre eles os marcadores coloridos, os blocos de anotações e a atribuição de processos a usuários.
Há ainda duas formas bem eficientes de organizar os processos no âmbito da unidade, utilizando o acompanhamento especial (em grupos de acompanhamento) ou organizando-os em blocos internos. Veja aqui as diferenças.