A Coordenadoria de Gestão de Processos Administrativos – COGEPRO, criada por meio do AEDA nº 048/REITORIA/2020 de 17/08/20, tem como objetivo planejar, organizar, dirigir, promover e controlar a gestão dos processos administrativos da UERJ.
A partir do Decreto nº 46.730/2020, que definiu o Sistema Eletrônico de Informações – SEI como meio obrigatório para tramitação de processos e documentos nos órgãos do Poder Executivo Estadual, a administração da Universidade compreendeu ser necessária a modernização das práticas na gestão dos processos administrativos.
Com as funcionalidades disponibilizadas no SEI, evidenciou-se que muitas transformações começariam a ocorrer na forma de trabalhar da Universidade. Uma das mudanças mais perceptíveis se dá a partir da descentralização na “autuação” dos processos administrativos, atividade anteriormente executada principalmente na Divisão de Comunicação e Arquivos – DCOM, que foi extinta no supracitado AEDA.
Em virtude da necessidade de modernização das estruturas organizacionais e considerando a otimização na utilização dos recursos disponíveis, a COGEPRO incorporou algumas atividades realizadas pela extinta DCOM: recebimento e envio de expedientes que porventura ainda não estejam tramitando por meio eletrônico e a gestão do arquivo da UERJ.
Cabe à COGEPRO definir as estratégias institucionais, no que diz respeito à digitalização dos documentos e processos. É também responsável pela gestão do SEI na UERJ, administrando as questões relativas à estrutura organizacional da Universidade no SEI, permissões aos usuários e todas as questões correlatas ao uso do sistema. Outra atividade de suma importância, que integra o rol de competências da COGEPRO, é o trabalho de identificação dos documentos e tipos processuais utilizados na UERJ, o que permitirá o mapeamento e a melhoria dos fluxos documentais e processuais.
Coordenação:
Guilherme Reis Tavares
