A transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.

A fim de fazer cumprir a principal diretriz da Lei de Acesso à Informação -­ LAI 12.527 que é a publicidade e a transparência das informações, orientamos que, em regra, o nível de acesso seja sempre público. Documentos com caráter informativo devem ter o nível de acesso público.

Com o propósito de elucidar quais assuntos possuem restrição de acesso, exemplificamos abaixo:

-Documentos sigilosos: São aqueles que contenham dados pessoais e funcionais sensíveis: Referentes à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico. Portanto, dados que dizem respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem, prevenção e diagnóstico médico, ação judicial, apuração de responsabilidade e representação contra servidor (técnico ou professor).

-Documentos restritos: São passíveis de serem restritos os documentos que contenham informações pessoais objetivos tais como número de documentos de identificação pessoal (Exemplos: RG, CPF, Título de eleitor, Documento de Reservista, etc.); Nome do requisitante (completo ou parcial); Nome de cônjuge ou familiares (pai, mãe, avós etc.); Estado civil; Data de nascimento; Endereço; E-mail; Número de telefone; Informações Financeiras e patrimoniais; Informações referentes à alimentandos, dependentes ou pensões; Informações médicas;

É importante ressaltar que a classificação como RESTRITO deve ser realizada documento por documento dentro do processo e embasada pelos atos normativos vigentes. Por isso, sempre que a opção “Restrito” for selecionada, o sistema apresentará o campo “Hipótese Legal”, onde são exibidas as opções de normativas disponíveis para que o usuário escolha a que melhor se adequa a cada caso.

Em atenção às boas práticas de uso do SEI, evite classificar o processo como restrito já na abertura, pois isso impacta sua pesquisa na consulta pública do SEI-ERJ, uma vez que, ao se criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.

Outrossim, o nível de acesso “sigiloso” é uma funcionalidade do sistema que pode ser utilizada visando garantir que um dado restrito não seja acessado por alguém não autorizado, mas essa é uma opção que deve ser evitada ao máximo, pois os processos e documentos sigilosos não aparecem em pesquisas ou nas estatísticas de desempenho do sistema, o que é uma restrição excessiva à transparência para os casos tratados no SEI-RJ.

A lógica de operação do sistema foi desenhada baseada nas unidades que compõem o organograma de um determinado órgão, e não em seus servidores. Desta forma, não é possível tramitar um processo para um indivíduo, apenas para sua unidade (de forma que todos que estejam cadastrados naquela unidade poderão ver e atuar no processo). A classificação de acesso “sigiloso”, portanto, quebra essa lógica, sendo a única classificação que permite escolher o(s) usuário(s) que poderão visualizar e atuar no processo.